Kontera und bexio "Kreditkarte automatisch verbuchen"

Aktualisiert: 30. Sept.

Ablauf Verbuchung von Kreditkartenabrechnungen in Kontera

ℹ️ Bereite Dein bexio Account auf Kontera vor. Lege im banking für jede Kreditkarte ein Konto “Verbindlichkeiten Kreditkarte” z.B. mit der Nummer “2190” an

ℹ️ Beim Verbuchen von Kreditkartenbelegen, werden die Belege jeweils den Positionen in der Kreditkartenabrechnung zugewiesen. Darum muss zuerst die Kreditkarte hochgeladen und ausgelesen werden, damit die Beleg anschliessend der Kreditkartenabrechnung zugewiesen werden können.

ℹ️ Kreditkartenabrechnungen vorerst noch nicht im bexio Posteingang laden. Der Grund: Wird der Posteingang synchronisiert und die Kreditkarte als “Beleg” in Kontera geladen kann sie nicht in das Modul “Kreditkarte” übertragen werden. Der manuelle Upload in das Modul “Kreditkarte” ist zur Zeit noch zwingend. Der manuelle Upload generiert in diesem Fall einen weiteren Beleg womit nun die Kreditkartenabrechnung doppelt als “Beleg” erscheint.

Kreditkartenabrechnung auslesen

Im Menü von Kontera unter “Kreditkartenabrechnung” muss die Kreditkartenabrechnung vorerst noch manuell hochgeladen werden. (Vor der allerersten Verbuchung, muss die Kreditkarte initial eingerichtet werden. Siehe Tipps dazu weiter unten)
Überprüfen des Totals das Kontera ausgerechnet hat mit dem Total auf der Kreditkartenabrechnung
Speichern
Ins Modul “Beleg” gehen und die Kreditkartenabrechnung verbuchen. (Die Kreditkartenabrechnung wird ja entweder als Rechnung bezahlt oder im Lastschriftverfahren dem Konto belastet.)
Als Aufwandskonto ist das Kreditkartenverbindlichkeitskonto 2190 zu wählen. MWST Code VSF oder leer lassen (bei Saldobesteuerung)
Wird die Kreditkarte im Lastschriftverfahren belastet ist “Kein Zahlungsauftrag nötig”. Soll eine Zahlung übertragen werden, muss der Bezahlstatus “Zahlung ausstehend” ausgewählt werden.
Übertrage abschliessend die Kreditkartenabrechnung unter “Buchungen” ins bexio.

Nachdem die Kreditkartenabrechnung verbucht worden ist, können nun die einzelnen Positionen verbucht werden.

Kreditkartenbelege verbuchen

Synchronisiere die Kreditkartenbelege aus dem bexio Posteingang oder lade Sie direkt in Kontera unter dem Menüpunkt “Belege” hoch.
Verbuche jeden Beleg und weise sie der entsprechenden Position auf der Kreditkartenabrechnung zu.
Überprüfe anschliessend ob alle Positionen in der Kreditkartenabrechnung den Status “Kontiert” besitzen.
Von den Positionen die noch nicht kontiert wurden, fehlen die Belege. Diesen Belegen kann entweder nachgegangen werden oder sie werden über das Bleistiftsymbol ausgebucht. Bei der letzten Variante dienst die Kreditkartenabrechnung als Beleg.
Abschliessend übertrage alle Buchungen ins bexio

🤓 Pro Tipp: Überprüfe, ob das Konto Verbindlichkeiten Kreditkarte - 2190 nach der Übertragung den Saldo 0 aufweist. Weist das Konto einen Saldo auf, sollte der erklärt werden können.

Kreditkarte einrichten

Bei der erstmaligen Verbuchung einer Kreditkarte wird man darauf hingewiesen, dass die Kreditkarte zuerst eingerichtet werden muss. Zur Einrichtung gelangt man entweder über den Button “Kreditkarte einrichten” oder in den Einstellungen unter “Kreditkarte”

Im zweiten Schritt empfehlen wir folgende Einstellungen vorzunehmen.

Den Namen und die Kreditkartennummer wird über den Button “Kreditkarte einrichten” vorausgefüllt und kann so stehen gelassen werden.
Beim Konto Kreditkartengebühren empfehlen wir ein eigens dafür vorgesehenes Konto im bexio Kontenplan anzulegen. Können Sie das Konto nach dem Anlegen in Kontera nicht auswählen, muss der Kontenplan in den Einstellungen zuerst synchronisiert werden.
Der MWST Code für die Kreditkartengebühren ist der VSF oder ähnlich. (Bei der Saldobesteuerung ist kein Code auszuwählen)
Das Transitkonto Kreditkarte ist das im bexio banking angelegte Kreditkartenabrechnungskonto 2190 oder ähnlich.